Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Im Mittelpunkt eines aktuellen Urteils des Bundesfinanzhofes (BFH) stand die Frage, welche Anforderungen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen muss. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist von Bedeutung bei der Besteuerung des geldwerten Vorteils der privaten Nutzung eines Firmenwagens. Alternativ zur pauschalen 1% Regelung kann die Besteuerung mit dem individuell ermittelten Vorteil erfolgen, der durch ein Fahrtenbuch belegt wird.

Eine klagende GmbH hatte ihrem Gesellschaftergeschäftsführer einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte die Besteuerung des geldwerten Vorteils auf Grundlage der geführten Fahrtenbücher. Die Fahrtenbücher wiesen neben dem Datum zumeist nur Ortsangaben auf, gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt. Der Kilometerstand wurde nach Beendigung der Fahrt erfasst und die gefahrenen Tageskilometer errechnet. Nachträglich ergänzte die GmbH die Angaben durch eine Auflistung mit Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Der BFH hat nunmehr entschieden, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Datum und Ziel der Fahrten ausweisen muss. Er verwarf deshalb das Fahrtenbuch  als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten nicht vollständig aufgezeichnet waren. Eine vollständige Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Im Streitfall fehlten vielfach die Zieladresse und der konkret besuchte Kunde, Fahrtziele waren teilweise nur als Straßennamen angegeben. Die fehlenden Angaben durch eine nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen, heilt den Mangel nicht.